Einmal im Jahr bekommt jeder Eigentümer ein Zahlenwerk, das über Nachzahlung oder Guthaben entscheidet - und das die wenigsten wirklich prüfen. Dabei sind die typischen Fehler überschaubar und mit etwas Systematik gut zu finden.

Was die Jahresabrechnung ist - und was nicht

Die Jahresabrechnung ist eine reine Geldflussrechnung. Sie zeigt, was im Kalenderjahr tatsächlich geflossen ist, nicht was wirtschaftlich in das Jahr gehört. Eine Rechnung aus dem Dezember, die im Januar bezahlt wurde, taucht deshalb im Folgejahr auf.

Das ist gewollt und heißt Abflussprinzip. Wer die Abrechnung wie eine Bilanz liest, sucht an den falschen Stellen nach Fehlern.

Eine wichtige Ausnahme gilt für verbrauchsabhängige Kosten: Wasser, Abwasser und Heizung werden periodengerecht abgegrenzt, damit die Verbrauchsabrechnung zum tatsächlichen Verbrauchszeitraum passt.

Beschlossen wird nur die Abrechnungsspitze

Seit der WEG-Reform 2020 beschließt die Gemeinschaft nicht mehr die Abrechnung als Ganzes, sondern nur noch die Abrechnungsspitze - also die Differenz zwischen dem, was nach Wirtschaftsplan zu zahlen war, und dem, was tatsächlich angefallen ist.

Praktisch heißt das: Angefochten werden kann der Beschluss über die Spitze. Fehler in der Darstellung, die sich nicht auf die Spitze auswirken, führen nicht automatisch zur Ungültigkeit.

Wo die Fehler in der Praxis stecken

Vier Stellen lohnen den genauen Blick:

• Kontenstände: Die Endbestände der Bankkonten müssen zum Anfangsbestand des Folgejahres passen.
• Erhaltungsrücklage: Zuführungen und Entnahmen müssen nachvollziehbar sein - und eine Entnahme braucht einen Beschluss.
• Instandhaltung: Wurde eine Maßnahme aus der Rücklage bezahlt, darf sie nicht zusätzlich als laufende Kosten umgelegt werden.
• Verteilerschlüssel: Er muss dem entsprechen, was Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung vorsehen - nicht dem, was praktisch erscheint.

Der Vermögensbericht gehört dazu

Neben der Abrechnung muss die Verwaltung einen Vermögensbericht vorlegen. Er zeigt den Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens.

Hier fallen Kleinbeträge auf, die über Jahre mitlaufen - offene Cent-Salden, nicht aufgelöste Verrechnungskonten. Sie sind kein Beinbruch, aber ein guter Indikator dafür, wie sorgfältig gearbeitet wird.

Wie Sie als Beirat vorgehen

Prüfen Sie nicht jede Rechnung, sondern die Struktur: Stimmen die Kontenstände, sind die Schlüssel richtig, ist die Rücklage sauber geführt, passen Wirtschaftsplan und Abrechnung zusammen. Erst wenn dort etwas klemmt, lohnt der Griff zu den Belegen.

Und nutzen Sie Ihr Einsichtsrecht rechtzeitig - nicht erst am Tag der Versammlung.